A gestão eficiente dos documentos empresariais constitui um dos objetivos da arquivologia. O gerenciamento rápido, eficiente e pelo menor custo envolve o uso integrado de boas técnicas de arquivística e soluções empresariais baseadas em tecnologia da informação.
Softwares de gestão de documentos são uma forma de gerir com qualidade o arquivo da sua empresa. Existem diversos programas de computador feitos especificamente para atender às necessidades do cliente que trabalha com a gestão digital dos documentos do arquivo empresarial. Citarei os principais aspectos que devem ser observados antes da compra de um software de gestão de documentos.
O Software deve fornecer Soluções
Entre no site da fabricante do sistema de gestão e conheça a descrição de seus produtos. Para quê? Para que o cliente analise se o software atende às necessidades da empresa, de forma eficiente, para atender a toda a demanda da área documental. A maior parte das firmas não cuida dos seus sistemas gerenciais através da tecnologia e, por conseguinte, perdem um grande tempo com isso. Um dos focos de todo empreendedor é ter eficiência para que questões internas da empresa sejam rapidamente resolvidas; é isso o que deve fornecer um bom programa gerencial, a eficiência. Ser limpo, rápido e usual.
As soluções esperadas em um bom programa de gestão documental envolve a presença de filtros que permitam o acesso rápido aos documentos digitalizados e suas informações divididos por categorias e local de origem ou proveniência, o backup de dados, automatização dos processos de categorização, mecanismos de recuperação e revisão de documentos, atenda aos requisitos das auditorias e normas para o sistema de gestão e que oferece atualizações constantes.
Compatilibidade e Qualidade Técnica
O software deve ser compatível com o seu sistema operacional. Atualmente, os sistemas operacionais suportados pela maioria dos programas de gestão arquivística são o Windows XP, VISTA, 7 e 8. No entanto, uma possível mudança na infraestrutura tecnológica da empresa pode tornar o software obsoleto. Os melhores softwares possuem em sua interface mecanismos de atualizações diárias.
Um bom programa é aquele que pode ser customizável, funciona em ambiente Windows e Linux e possui interface leve e agradável, itens importantes na compra de qualquer software de gestão.
Flexibilidade e Usabilidade
Flexibilidade e Usabilidade são termos que estão ganhando espaços na tecnologia digital. Softwares sob medida são ideais, mas nem sempre isso é possível. Fatores como a flexibilidade na avaliação de softwares de gestão devem ser considerado. A capacidade da empresa precisa ser compatível com a capacidade de lidar com o programa adquirido. Os programas de gestão documental com interface amigável e direta proporciona um rendimento maior para o usuário, menus e ícones facilitam a identificação da função a qual aquele item realizada. Flexibilidade em software ajuda a tornar as operações no computador mais fáceis e indica especificamente quantos processos o usuário deverá utilizar para acessar determinada função, e está atrelada à usabilidade para que sejam realizadas com eficácia e eficiências as funções da empresa.
