Como Comprar um Software de Gestão de Documentos

A gestão eficiente dos documentos empresariais constitui um dos objetivos da arquivologia. O gerenciamento rápido, eficiente e pelo menor custo envolve o uso integrado de boas técnicas de arquivística e soluções empresariais baseadas em tecnologia da informação.

Softwares de gestão de documentos são uma forma de gerir com qualidade o arquivo da sua empresa. Existem diversos programas de computador feitos especificamente para atender às necessidades do cliente que trabalha com a gestão digital dos documentos do arquivo empresarial. Citarei os principais aspectos que devem ser observados antes da compra de um software de gestão de documentos.

O Software deve fornecer Soluções

Entre no site da fabricante do sistema de gestão e conheça a descrição de seus produtos. Para quê? Para que o cliente analise se o software atende às necessidades da empresa, de forma eficiente, para atender a toda a demanda da área documental. A maior parte das firmas não cuida dos seus sistemas gerenciais através da tecnologia e, por conseguinte, perdem um grande tempo com isso. Um dos focos de todo empreendedor é ter eficiência para que questões internas da empresa sejam rapidamente resolvidas; é isso o que deve fornecer um bom programa gerencial, a eficiência. Ser limpo, rápido e usual.

As soluções esperadas em um bom programa de gestão documental envolve a presença de filtros que permitam o acesso rápido aos documentos digitalizados e suas informações divididos por categorias e local de origem ou proveniência, o backup de dados, automatização dos processos de categorização, mecanismos de recuperação e revisão de documentos, atenda aos requisitos das auditorias e normas para o sistema de gestão e que oferece atualizações constantes.

Compatilibidade e Qualidade Técnica

O software deve ser compatível com o seu sistema operacional. Atualmente, os sistemas operacionais suportados pela maioria dos programas de gestão arquivística são o Windows XP, VISTA, 7 e 8. No entanto, uma possível mudança na infraestrutura tecnológica da empresa pode tornar o software obsoleto. Os melhores softwares possuem em sua interface mecanismos de atualizações diárias.

Um bom programa é aquele que pode ser customizável, funciona em ambiente Windows e Linux e possui interface leve e agradável, itens importantes na compra de qualquer software de gestão.

Flexibilidade e Usabilidade

Flexibilidade e Usabilidade são termos que estão ganhando espaços na tecnologia digital. Softwares sob medida são ideais, mas nem sempre isso é possível. Fatores como a flexibilidade na avaliação de softwares de gestão devem ser considerado. A capacidade da empresa precisa ser compatível com a capacidade de lidar com o programa adquirido. Os programas de gestão documental com interface amigável e direta proporciona um rendimento maior para o usuário, menus e ícones facilitam a identificação da função a qual aquele item realizada. Flexibilidade em software ajuda a tornar as operações no computador mais fáceis e indica especificamente quantos processos o usuário deverá utilizar para acessar determinada função, e está atrelada à usabilidade para que sejam realizadas com eficácia e eficiências as funções da empresa.

Gestão de Documentos - Concurso BNDES

Questões de Gestão de Documentos para o Concurso do BNDES com Gabarito

3 exercícios de gestão de documentos(arquivologia) selecionados das melhores bancas de concursos do país para o concurso de técnico em arquivo do BNDES. Atenção as questões sobre ciclo de vida dos documentos ou teoria das três idades!

1. Em relação à terminologia aplicada em Arquivologia, analise os conceitos a seguir:
I. Princípio da proveniência: o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos.
II. Princípio da pertinência: os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a classificação original. Também chamado princípio temático.
III. Princípio do respeito à ordem original: o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

Assinale
a) se apenas os conceitos I e II estiverem corretos.
b) se apenas os conceitos II e III estiverem corretos.
c) se apenas os conceitos I e III estiverem corretos.
d) se todos os conceitos estiverem corretos.
e) se nenhum conceito estiver correto.

2. A respeito do ciclo de vida dos documentos, analise as afirmativas a seguir:

I. Os arquivos de primeira idade, também chamados de arquivos correntes, são constituídos de documentos consultados frequentemente.
II. Os arquivos de segunda idade, também chamados de históricos, são constituídos de documentos que perderam sua natureza administrativa.
III. Os arquivos de terceira idade, também chamados de intermediários, são constituídos de documentos que serão eliminados por não apresentarem mais utilidade para a instituição.

Assinale
a) se apenas a afirmativa I estiver correta.
b) se apenas a afirmativa II estiver correta.
c) se apenas a afirmativa III estiver correta.
d) se nenhuma afirmativa estiver correta.
e) se todas as afirmativas estiverem corretas.


3. Em instituições públicas, é muito utilizado um sistema de organização de arquivos conhecido como “teoria das três idades”, em que o documento é controlado desde a sua produção, passando por três etapas distintas de arquivamento. Nesse sistema, um documento que é objeto de interesse e de consultas, e cujos assuntos já tenham sido respondidos ou solucionados, será encaminhado à etapa de arquivo:

a) temporário
b) corrente
c) inativo
d) permanente




Gabarito:1.D 2.A 3.A